Como Melhorar a Tua Produtividade Com o Método Das 2 Listas

Queres melhorar a tua produtividade e gerir melhor a tua vida com um método muito simples de seguir?

Métodos de gerir o tempo há muitos, o GTD (Getting Things Done)  é o método de produção pessoal mais utilizado do mundo.

É fantástico, realmente funciona mas não é para toda a gente.

Oferece grandes possibilidades para lidar com listas enormes e inúmeros projetos, mas exige perseverança, fidelidade e um elevado nível de compromisso o que leva a que muita gente não esteja disposta a fazê-lo.

É um método inventado por um norte americano “David Allen” para gerir o teu trabalho e a tua vida e alcançar um alto nível de eficácia, sem stress nem preocupações.

Foi projetado para lidar com muitos projetos e tarefas por dia, por isso não é para todos, mas existem outros métodos de aplicação mais fácil que ajudarão certamente essas pessoas a alcançar uma melhoria na sua produtividade.

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O método das duas listas

Este método é um sistema para organizar e fazer as tarefas diárias e semanais.

O método das 2 listas foi pensado para pessoas que não lidam com um número elevado de projetos e tarefas, que geralmente trabalham fisicamente no mesmo local, com pouco movimento e que procuram um forma de rápida aprendizagem e sobretudo que seja fácil a sua aplicação prática.

Trata-se de um método tão fácil e simples que poderás começar a praticar hoje mesmo.

Sobre estas duas listas circula todo o teu trabalho diário e semanal.

Uma irá ajudar-te a escolher as tarefas de entrada e a outra vai ajudar-te a decidir as de saída.

Vamos analisar cada uma destas listas:

1. Lista de entrada

Nesta primeira lista irás anotando aquelas tarefas que deves fazer proximamente, repito, é nesta lista que deves anotar as tarefas que deves fazer nos dias mais próximos.

  • Estás a trabalhar e o teu chefe pede-te que faças algo no fim-de-semana. Anotas na lista de entrada;
  • Num dos e-mail que recebeste, um cliente solicita-te mudanças num projeto. De imediato anotas na tua lista de entrada;
  • Estás a executar uma pequena tarefa como arquivo de faturas e outros documentos, e recordas-te de algo importante. Anotas na tua lista de entrada.

Imagina que estás no campo a colher cogumelos e frutas, pois bem, a lista de entrada é como se fosse um grande cesto onde vais colocando tudo o que queres levar para casa.

Cada vez que surja uma nova tarefa deves anotar imediatamente na lista de entrada, a não ser que se trate de uma micro tarefa que possas realizar em um ou dois minutos.

Tudo o resto deves anotar na lista de entrada e regressar o mais rápido possível àquilo que estavas a fazer.

Este detalhe é fundamental , porque cada vez que vem alguém e te pede uma nova tarefa é uma interrupção naquilo que estavas a fazer.

É importante que tentes reduzir ao mínimo as interrupções, anotando na tua lista todas as tarefas que vais executar proximamente, limpá-las da tua cabeça e regressar rapidamente ao trabalho que estavas fazendo.

E desta forma…

  1. Ao longo do dia, de manhã, à tarde ou ao meio dia irás agregando novas tarefas à tua lista de entrada.
  2.  E chega o fim do dia, momento muito importante porque vais fazer o plano para o dia seguinte.

É agora que vais construir a outra lista, a lista de saída, mediante uma revisão e análise rigorosa da tua lista de entrada, e vais decidir de todas as tarefas anotadas neste dia e nos dias anteriores, aquelas que têm de ser feitas no dia seguinte.

2. A lista de saída

A  lista de saída contêm as tarefas que tens que fazer no dia seguinte.

Nota que ambas as listas são importantes mas muito diferentes.

  • Na lista de entrada anotas as tarefas que deves fazer proximamente
  • Na lista de saída anotas as tarefas que tens que fazer no dia seguinte.

Durante os 10  a 15 minutos que demoras a planificar para o dia seguinte, tens de rever uma a uma todas as tarefas escritas na tua lista de entrada fazendo a cada uma a seguinte pergunta:

“Tenho de fazer esta tarefa amanhã?”

Sim e não, se for sim, retiro de imediato da lista de entrada e coloco-a na lista de saída, precisamente para que, possas executá-las amanhã. Se não tens de a executar amanhã então deixa-a lá porque já está na lista de entrada.

E quando é que vais executá-la? Será algo que vais ser tu a decidir na revisão para o dia seguinte e posteriores, mas, sabendo que não tens de fazê-la amanhã, não te preocupes no imediato com ela.

E assim, uma a uma, tarefa a tarefa, vais decidir o que tens de fazer no dia seguinte.

Ao construíres a tua lista de saída estás a criar o mapa, o caminho que tens de escolher, e é o teu compromisso, o teu trabalho, o teu progresso e os teus resultados que estão em causa.

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Deixas aí a tua lista de tarefas de saída, organizas a tua secretária e terminas a tua jornada diária para que depois de um merecido e adequado descanso possas executar corretamente as tarefas no dia seguinte.

A lista de tarefas que vais realizar hoje foi feita no dia anterior e naturalmente podes e deves lançar-te ao trabalho o mais rápido possível.

 

Mas antes de iniciares há algo importante que deves fazer…

….Fazer uma análise inicial do dia.

Trata-se de dar uma rápida “vista de olhos” muito rápida mesmo dessa lista de saída, coisa para demorar 30 segundos ou no máximo um minuto que te vai dar a certeza de que se trata daquilo que tens e queres fazer hoje.

Porquê fazer a revisão no início do dia?

O facto de ter sido feita na tarde do dia anterior a lista de saída que tens em mãos contigo e porque as circunstâncias de ontem podem já não ser as de hoje, logo, algo que planeaste para hoje pode já não fazer sentido.

Por outro lado, o facto de fazeres uma revisão a esta lista, de reler novamente todas as tarefas vai-te ajudar a uma melhor concentração e foco importante para que o dia te corra melhor.

Vai permitir uma correta preparação e assim começares com um ritmo mais forte.

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Este é o método simples e descomplicado.

Permite captar as constantes tarefas que vão surgindo ao longo do dia

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A revisão diária assegura-te que nenhuma tarefa te vai escapar.

No total, ao fim de cada semana terás feito cinco revisões.

Decides o trabalho para o dia seguinte em função da prioridade na entrega daquilo que tenhas de fazer, etc.

O método vai-se mantendo, com as duas listas seguindo o teu critério..

Perdes menos tempo com configurações e produzes mais.

As ferramentas que necessitas pode ser uma simples aplicação para trabalhares no computador ou então uma tradicional agenda de preferência de capas duras.

Duas folhas de papel ou um aplicativo que te permite criar listas.

No meu caso uso a aplicação NOZBE, que considero a mais completa ferramenta de produtividade que encontrei e que pessoalmente me encanta.

Novas ideias para novas tarefas podem aparecer quando menos se conta, quando vais na estrada ou noutras situações fora do teu local de trabalho e as  anotações devem ser realizadas de uma forma rápida.

Anotar uma tarefa tem de ser algo rápido e cómodo.

O momento de mover tarefas entre as duas listas vai ser o mais repetitivo. Por isso tem de ser igualmente feito de uma forma cómoda e rápida.

As principais tarefas representam a parte essencial do teu trabalho e sendo assim deves ter um cuidado especial com elas e escolher o melhor momento do dia para as realizar.

E é quando iniciares a lista de saída que vais detetar essas tarefas com antecedência, e assim, no final do dia ao decidires que tarefas vais realizar no dia seguinte vais também identificar naturalmente aquilo que é mais importante. Vai ser necessário salientá-las ou colocá-las no topo da lista, para que ao destacá-las te lembres que terão de ser essas as primeiras a ser realizadas. As tarefas de interesse menor deverão ser marcadas para serem executadas a meio do dia ou até na última parte do dia. Colocá-las num momento menos intenso e nunca iniciar o dia com elas.

O método das duas listas está especialmente orientado para organizar e fazer o trabalho que vai mudando dia a dia, mas provavelmente terás algumas tarefas que se repetem todos os dias, por exemplo emissão de cheques, verificar comentários, ler E-mails. Estas não deverão ser enquadradas nestas listas.

O melhor será aproveitando os momentos de descanso fazer essas tarefas rotineiras, em função da tua energia e capacidade.

O que fazer quando aparecem tarefas inesperadas?

Tratando-se de uma tarefa prioritária, fazes uma atualização da tua lista de saída, retiras algum assunto que possa ser feito no dia seguinte, reajustando a tua planificação para esse dia.

Como vês tens assim um método fácil para melhorar a tua produtividade fazendo em simultâneo uma melhor gestão da tua vida.

Começa a por em prática hoje mesmo e deixa o teu comentário sobre a tua opinião em relação a este método.

Por: Germán García

 

 

 


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